Privacy verklaring

Privacy verklaring van TC WOC conform vereisten AVG

Tennisvereniging TC WOC, gevestigd aan Zeeweg 5, 2051 EB Overveen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
www.tcwoc.nl
Zeeweg 5
2051 EB Overveen 023 527 25 99
Peter Boeijink is de Functionaris Gegevensbescherming van TC WOC. Hij is te bereiken via leden@tcwoc.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken
TC WOC verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voor- en achternaam, meisjesnaam
- evt. voor een niet-zelfstandig wonende, bijv. een kind, de naam, emailadres, woonadres, telefoonnummer van de verantwoordelijke ouder
- evt. als degene een familiehoofd van leden die op 1 adres wonen is dit aangemerkt
- Geslacht
- Geboortedatum
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Foto
- Bankrekeningnummer en incassomachtiging
- Professie
- ledennummer
- KNLTB ledennummer
- Tennisniveau singel en dubbel conform KNLTB opgave
- evt. deelname aan trainingen die door TCWOC gemeenschappelijk worden georganiseerd
- evt. deelname aan competitieteams die door TCWOC gemeenschappelijk worden georganiseerd
- kenmerken als spelend lid, geblesseerd lid, niet-spelend-lid, oud-lid, oud bestuurder, lid van verdienste, etc.
- kenmerken als de actuele verenigingsfuncties van een lid
- bijzondere informatie: bijv. lid geweest van een andere tennisvereniging, reden van lid worden, reden van afscheid, etc.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

TC WOC verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

- gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

TC WOC verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

- Het afhandelen van uw betaling
- Leden te informeren via een nieuwsbrief en/of mededelingen van onze sponsoren
- Leden te informeren over aanmeldingen, deelname en status van activiteiten
- Leden te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze activiteiten uit te kunnen voeren
- Leden te informeren over wijzigingen van onze activiteiten
- Leden de mogelijkheid te bieden een persoonlijk account aan te maken
- Eenvoudige statistische analyse kunnen maken van de leden samenstelling, zoals gemiddelde leeftijd, aantal leden per categorie, speelsterkte per categorie. Deze gegevens worden gebruikt door het bestuur om de voortgang van haar beleidsplan te toetsen en aan te passen. Zeer beperkt worden deze gegevens in het beleidsplan opgenomen. Dit beleidsplan is alleen in te zien door leden. De gegevens analyse en rapportage is nooit terug te leiden tot een specifiek lid.

Geautomatiseerde besluitvorming

TC WOC neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een  medewerker van TC WOC) tussen zit. TC WOC gebruikt de volgende computerprogramma's of - systemen:

- het ledenadministratiesysteem van All United te Noordwijk incl. geïntegreerd website, afhangsysteem en App functies

Het ledenadministratiesysteem is een administratief systeem om gegevens van de leden vast te leggen en eensluidend te kunnen muteren (per lid of via selecties) en als bron gebruiken voor verenigingsactiviteiten. De gegevens kunnen worden gebruikt voor:

- facturen en betalingen voor de verenigingsactiviteiten uit te voeren
- leden op te opvoeren als KNLTB lid, basis gegevens worden daarbij gesynchroniseerd (naam, adres, telefoonnummer, email adres, geboortedatum, speelniveau) o.b.v. van een uniek KNLTB bondsnummer
- deelname aan KNLTB activiteiten te verzorgen, bijv. competitie spelen
- deelname aan trainingsactiviteiten te verzorgen, bijv. door de tennisscholen te informeren over de potentiele leden
- deelname aan andere verenigingsactiviteiten te verzorgen, bijv. deelname aan een toernooi
- de persoonlijke pagina van een lid op de website met zijn gegevens te vullen, waarmee ook de App wordt gevuld
- leden persoonlijk en groepsgewijs te emaillen i.k.v. informeren zoals beschreven in de bovenstaande doelen.

De website bevat algemene informatie zodat de leden kennis kunnen nemen over activiteiten die plaatsvinden. Nieuwe leden kunnen zich via de website aanmelden, deze gegevens gaan naar de ledenadministratiefunctie voor verdere verwerking van de gegevens.

Leden kunnen zich aanmelden bij de website voor een persoonlijk account. Via dit account wordt toegang verkregen tot specifieke verenigingsinformatie, de mogelijkheid geboden eigen gegevens te muteren en te verzenden naar de ledenadministratiefunctie voor controle, en het privacy niveau in te stellen.

Afhankelijk van het gekozen privacy niveau kunnen andere leden minder of meer basisgegevens zien van een lid nadat degene zelf ingelogd is en daarmee bewezen een lid van TC WOC te zijn. Standaard is alleen de voor- en achternaam, telefoonnummer, email adres en foto beschikbaar. Leden kunnen dus besluiten dit zelf verder te beperken of te vergroten.

De standaard instelling wordt bij aanmelden van een nieuw lid direct op niveau ingesteld door de ledenadministratiefunctie zoals aangegeven op het aanmeld formulier.

Het beschikbaar stellen van de standaard basisgegevens aan de leden onderling is van oudsher gedrukt gedistribueerd en de laatste 10 jaar beschikbaar geweest via de website (na aanloggen) van het oude ledenadministratiesysteem.

De APP toont en bevat dezelfde gegevens als de website. Na aanloggen zijn dezelfde basis gegevens zichtbaar. Recent heeft TC WOC de APP laten aanpassen waardoor het, wellicht ongewild, eenvoudig distribueren van ledeninformatie met smart telefoon functies lastiger is geworden.

Belang voor TC WOC

Dit volledige systeem heeft een groot belang voor TC WOC omdat hiermee consistentie van de ledenadministratie wordt bereikt, en zorgvuldigheid van toepassen van de gegevens kan worden  gerealiseerd en ook afgedwongen. De autorisaties om de leden gegevens in te zien, te muteren en te verstrekken is toebedeeld aan specifieke verenigingsfuncties waarbij beperkingen zijn gedefinieerd op basis van de maximale autorisatie die nodig is voor de betreffende verenigingsfunctie. Een mate van fijnheid is hierbij ingesteld.

Twee functies hebben alle bevoegdheden: de ledenadministratie functie en de systeembeheerder. De systeembeheerder verstrekt de autorisaties o.b.v. goedkeuring van het bestuur.

De consequentie voor leden is

- Dat als ze hun privacy niveau willen aanpassen ze zich moeten aanmelden bij de website en de instelling moeten doen. Evt. kunnen ze dit doen door de ledenadministratiefunctie te benaderen.

- Dat als ze de privacy op het hoogste niveau ‘aan’ staat, zij geen feitelijk lid kunnen zijn omdat de gegevens dan niet meer gedeeld worden met de KNLTB waardoor het KNLTB lidmaatschap statutair niet meer bestaat voor dat lid.

- Dat als een lid de AVG policy van TC WOC wil aanpassen dit via de gebruikelijk kanalen, direct verzoek aan het bestuur of via de ALV, kunnen doen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

TC WOC bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren het volgende bewaartermijn voor enkele gegevens van oud-leden:

50 jaar > “Naam”, “adres”, “email adres”, “telefoonnummer”, “lid in de periode van”, “welke verenigingsfuncties vervuld”, “KNLTB bondsnummer”. Hiermee kunnen oud-leden worden bereikt/geïnformeerd,

1. Voor deelname aan gedenkwaardige momenten.

2. Op verzoek, herdacht worden bij overlijden

Andere gegevens van een lid worden direct verwijderd na de afmelding als lid.

Delen van persoonsgegevens met derden

TC WOC verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van onze activiteiten voor de leden of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens ontvangen, bijv. de TC WOC trainingsscholen, sluiten wij een overeenkomst waarin als verplichting wordt opgenomen dat zij voldoen aan de AVG wetgeving.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

TC WOC gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken. Bij aanloggen op de website kan een lid aangegeven of de inlog gegevens lokaal op de PC moeten worden bewaard.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen door leden

Leden hebben het recht om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kan een lid deels zelf doen via de persoonlijke instellingen van uw account. Daarnaast heeft een lid het recht om toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door TC WOC en heeft het lid het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat een lid bij TC WOC een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die TC WOC van een lid beschikt in een computerbestand naar het lid of een ander, door het lid genoemde organisatie, te sturen.

Leden die gebruik willen maken van dit recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking hebben, kunnen een gespecificeerd verzoek naar leden@tcwoc.nl sturen.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door het lid is gedaan, vraagt TC WOC een kopie van het identiteitsbewijs van het lid bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van de privacy. TC WOC zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

TC WOC wil leden er tevens op wijzen dat leden de mogelijkheid hebben om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

TC WOC neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als een lid de indruk heeft dat de gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neemt het lid contact op via leden@tcwoc.nl.

Het ledenadministratiesysteem van All United bewaart de gegevens op een systeem in beheer door All United. De overeenkomst met AU stelt dat AU zich houdt aan de AVG richtlijnen: dat de gegevens van TC WOC als vertrouwelijk worden behandeld en niet worden gedeeld of gebruikt anders dan t.b.v. TC WOC door TC WOC functionarissen. De AU helpdesk kan hierbij assisteren, altijd in opdracht van TC WOC.